1) É un metodo di comunicazione asincrono: un soggetto scrive all’altro, che risponde solo in seguito, non c’è dunque comunicazione contemporanea o in tempo reale.
2) É una forma di comunicazione scritta e per molte persone comunicare per iscritto é notevolmente più difficile che farlo oralmente.
3) In quanto messaggistica asincrona scritta, taglia fuori tutta la parte di comunicazione non verbale – tono della voce, atteggiamento e postura del corpo, sguardo, gestualità, ecc. – e ciò la rende ancora più inefficiente.
4) É inaffidabile, basandosi su protocolli molto vecchi e non certificati, salvo il caso della PEC, andando incontro a problemi tecnici spesso non ricostruibili o comprensibili che interrompono la comunicazione.
5) Oltre all’inaffidabilità tecnica intrinseca, la comunicazione tramite mail spesso non funziona per via degli errori o della scarsa accuratezza dei filtri antispam (falsi positivi).
6) Presenta problemi di riservatezza seri e gravi nel momento in cui si utilizza una casella di posta «gratuita», come gmail, in realtà scandagliata e indicizzata dal fornitore del servizio, tanto che a mio giudizio questi casi d’uso, se l’utente é un avvocato, sono
incompatibili col segreto professionale e con le normative sul trattamento dei dati personali nella relazione professionista – cliente.
7) Può essere utilizzata in modo abbastanza efficace per la
trasmissione di documenti in allegato: in tali casi, tuttavia, é buona norma accompagnare l’invio da una richiesta di conferma o da una telefonata, anche da parte del personale amministrativo, sempre per conferma del ricevimento.
8) Da questo punto di vista, la mail si presenta come la versione evoluta del fax, rispetto al quale consente di inviare anche files editabili e non solo immagini statiche.
9) In molte più situazioni di quel che si potrebbe pensare, a causa della mancata presa di consapevolezza dei suoi limiti come strumento, l’uso della mail comporta il realizzarsi di una comunicazione più lunga temporalmente (time-consuming) e meno efficace quanto al risultato finale rispetto all’uso di mezzi alternativi di tipo sincrono come il telefono: con una telefonata di 5 minuti si sarebbe realizzata prima e con miglior risultato la comunicazione fatta spendendo molto più tempo tramite mail.
10) É bene che ogni persona che sta per spedire una mail si chieda sempre, prima di iniziare a scrivere, quanto segue: «Potrei comunicare questa cosa e in questa situazione sia in modo più efficace che più rapido con il telefono o una riunione zoom o altro?».
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